Đây là một hình thức mới nên chưa có một văn bản chính thức nào điều chỉnh. Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ có một hướng dẫn áp dụng các quy định đối với Trung tâm dạy Tiếng Việt như với các trung tâm ngoại ngữ, trong đó có điều chỉnh môt vài điều kiện cho phù hơp với lĩnh vực hoạt động của các trung tâm.
Điều kiện thứ nhất, UBND cấp xã/phường/thị trấn tại địa phương nơi người có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ đã có quy hoạch giáo dục từ trước, để có thể mở trung tâm dạy ngoại ngữ tại đây cần đáp ứng quy hoạch địa phương đã đưa ra ở đây. Do đó để đáp ứng điều kiện này cần thực hiện thủ tục xin xác nhận của cơ quan phê duyệt trên, cơ quan này sẽ thẩm tra hồ sơ xin xác nhận của người có nhu cầu và đối chiếu với quy hoạch giáo dục của địa phương đã đưa ra từ trước để cấp xác nhận chấp thuận.
Điều kiện thứ 2, trước khi thành lập trung tâm ngoại ngữ người có nhu cầu cần chuẩn bị một kế hoạch thành lập trung tâm dạy ngoại ngữ, trong kế hoạch cần nêu rõ: Mục tiêu thực hiện của trung tâm dạy ngoại ngữ khi mở, nhiệm vụ của trung tâm ngoại ngữ mở ra là gì, chương trình và nội dung đào tạo là gì (nêu rõ thông tin nội dung để thẩm định), kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ với giáo viên, nhân viên tại trung tâm ngoại ngữ là gì? đất đai, cơ sở vật chất, thiết bị, địa điểm dự kiến (nộp kèm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho nơi mà trung tâm ngoại ngữ đặt trụ sở hoặc hợp đồng thuê nhà, đất), nêu rõ sơ đồ tổ chức quản lý và giảng dạy của trung tâm, tài chính và chi phí mà trung tâm dự kiến đầu tư; định hướng xây dựng và phát triển trung tâm. Người có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ cần chuẩn bị kỹ và đầy đủ những nội dung có trong đề án trên để cơ quan có thẩm quyền dễ dàng năm bắt thông tin quản lý .
Điều kiện thứ 3, để đáp ứng về chất lượng của giáo viên, chất lượng của các cán bộ quản lý và các kỹ thuật viên khi giảng dạy về lý thuyết và dạy thực hành phải đáp ứng các điều kiện để bảo đảm trình độ chuyên môn phù hợp mà luật định như về các yêu cầu dành cho kế toán và tiêu chuẩn, yêu cầu cho thủ quỹ phải đáp ứng yêu cầu hoạt động của trung tâm. Về điều kiện cho số lượng giáo viên của trung tâm thông thường phải bảo đảm tỷ lệ theo quy định trung bình là không quá 25 học viên/1 giáo viên/ca học.
Điều kiện thứ 4, về số lượng các phòng học được quy định như sau: Điều kiện cơ bản đầu tiên là phải có đủ các phòng học theo quy định, các phòng chức năng phải phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu của các chương trình đào tạo; các văn phòng làm việc cho bộ máy hành chính theo cơ cấu các tổ chức của trung tâm để phục vụ cho công tác đào tạo và công tác quản lý. Điều kiện tiếp theo là về chất lượng của các phòng học như sau các phòng học phải đáp ứng có đủ ánh sáng, đáp ứng các điều kiện diện tích tối thiểu để bảo đảm là 1,5 m2/học viên/ca học.
Điều kiện thứ 5, về giáo trình, tài liệu, các thiết bị phục vụ giảng dạy (như máy chiếu, tranh ảnh…) học tập theo yêu cầu của chương trình đào tạo; có môi trường và nơi để học viên có thể thí nghiệm, thực tập, thực hành và các cơ sở vật chất khác đáp ứng yêu cầu của chương trình đào tạo và hoạt động khoa học công nghệ.
Điều kiện thứ 6, Giám đốc trung tâm ngoại ngữ: là người điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cơ quan cấp trên của trung tâm ngoại ngữ về mọi hoạt động của mình trong quá trình hoạt động. Để trở thành giám đốc trung tâm ngoại ngữ cần đáp ứng các điều kiện sau: có lý lịch nhân thân tốt, có năng lực chuyên môn quản lý tốt, tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương, đã có kinh nghiệm quản lý và giảng dạy tại các trung tâm ngoại ngữ khác trước đó 3 năm.
Người có nhu cầu thành lập trung tâm ngoại ngữ chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại Sở giáo dục và Đào tạo nơi dự kiến đặt trụ sở chính của trung tâm bao gồm những giấy tờ, hồ sơ như sau:
Một (01) tờ trình xin thành lập trung tâm ngoại ngữ (tờ trình này không có mẫu cụ thể trong nghị định, thông tư do đó người làm hồ sơ có thể tự soạn hoặc lấy trên mạng tham khảo).
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một đề án thành lập trung tâm, đề án này không có mẫu theo quy định do đó doanh nghiệp tự lên đề án theo thông tin dự kiến mở trung tâm, gồm các nội dung sau: tên trung tâm, chương trình và nội dung đào tạo là gì (nêu rõ thông tin nội dung để thẩm định), kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ với giáo viên, nhân viên tại trung tâm ngoại ngữ là gì? đất đai, cơ sở vật chất, thiết bị, địa điểm dự kiến (nộp kèm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho nơi mà trung tâm ngoại ngữ đặt trụ sở hoặc hợp đồng thuê nhà, đất), nêu rõ sơ đồ tổ chức quản lý và giảng dạy của trung tâm, tài chính và chi phí mà trung tâm dự kiến đầu tư; định hướng xây dựng và phát triển trung tâm.
Bản thông tin lý lịch của giám đốc trung tâm; (Bản dự thảo quy trình tổ chức hoạt động của trung tâm).
Quyết định thành lập trung tâm do người có thẩm quyền cấp căn cứ theo quy định tại Khoản 20 Điều 1 Nghị định 135/2018/NĐ-CP: Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định thành lập các trung tâm ngoại ngữ.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một văn bản nêu rõ thông tin và danh sách trích ngang của cán bộ quản lý và giáo viên tham gia giảng dạy.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ nội quy riêng hoạt động giáo dục của trung tâm.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản báo cáo về trang thiết bị làm việc của văn phòng, lớp học, phòng thực hành, cơ sở phục vụ đào tạo trong đó phải có văn bản chứng minh về quyền sử dụng hợp pháp đất, nhà (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà trên đất); nguồn kinh phí bảo đảm hoạt động của trung tâm. Doanh nghiệp nên vẽ và biểu thị trên văn bản bằng hình sơ đồ của văn phòng, lớp học, phòng thực hành, cơ sở phục vụ đào tạo.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp cùng hồ sơ lên cấp có thẩm quyền chương trình, giáo trình, tài liệu dạy học.
Đây là một hình thức mới nên chưa có một văn bản chính thức nào điều chỉnh. Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ có một hướng dẫn áp dụng các quy định đối với Trung tâm dạy Tiếng Việt như với các trung tâm ngoại ngữ, trong đó có điều chỉnh môt vài điều kiện cho phù hơp với lĩnh vực hoạt động của các trung tâm.
Điều kiện thứ nhất, UBND cấp xã/phường/thị trấn tại địa phương nơi người có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ đã có quy hoạch giáo dục từ trước, để có thể mở trung tâm dạy ngoại ngữ tại đây cần đáp ứng quy hoạch địa phương đã đưa ra ở đây. Do đó để đáp ứng điều kiện này cần thực hiện thủ tục xin xác nhận của cơ quan phê duyệt trên, cơ quan này sẽ thẩm tra hồ sơ xin xác nhận của người có nhu cầu và đối chiếu với quy hoạch giáo dục của địa phương đã đưa ra từ trước để cấp xác nhận chấp thuận.
Điều kiện thứ 2, trước khi thành lập trung tâm ngoại ngữ người có nhu cầu cần chuẩn bị một kế hoạch thành lập trung tâm dạy ngoại ngữ, trong kế hoạch cần nêu rõ: Mục tiêu thực hiện của trung tâm dạy ngoại ngữ khi mở, nhiệm vụ của trung tâm ngoại ngữ mở ra là gì, chương trình và nội dung đào tạo là gì (nêu rõ thông tin nội dung để thẩm định), kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ với giáo viên, nhân viên tại trung tâm ngoại ngữ là gì? đất đai, cơ sở vật chất, thiết bị, địa điểm dự kiến (nộp kèm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho nơi mà trung tâm ngoại ngữ đặt trụ sở hoặc hợp đồng thuê nhà, đất), nêu rõ sơ đồ tổ chức quản lý và giảng dạy của trung tâm, tài chính và chi phí mà trung tâm dự kiến đầu tư; định hướng xây dựng và phát triển trung tâm. Người có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ cần chuẩn bị kỹ và đầy đủ những nội dung có trong đề án trên để cơ quan có thẩm quyền dễ dàng năm bắt thông tin quản lý .
Điều kiện thứ 3, để đáp ứng về chất lượng của giáo viên, chất lượng của các cán bộ quản lý và các kỹ thuật viên khi giảng dạy về lý thuyết và dạy thực hành phải đáp ứng các điều kiện để bảo đảm trình độ chuyên môn phù hợp mà luật định như về các yêu cầu dành cho kế toán và tiêu chuẩn, yêu cầu cho thủ quỹ phải đáp ứng yêu cầu hoạt động của trung tâm. Về điều kiện cho số lượng giáo viên của trung tâm thông thường phải bảo đảm tỷ lệ theo quy định trung bình là không quá 25 học viên/1 giáo viên/ca học.
Điều kiện thứ 4, về số lượng các phòng học được quy định như sau: Điều kiện cơ bản đầu tiên là phải có đủ các phòng học theo quy định, các phòng chức năng phải phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu của các chương trình đào tạo; các văn phòng làm việc cho bộ máy hành chính theo cơ cấu các tổ chức của trung tâm để phục vụ cho công tác đào tạo và công tác quản lý. Điều kiện tiếp theo là về chất lượng của các phòng học như sau các phòng học phải đáp ứng có đủ ánh sáng, đáp ứng các điều kiện diện tích tối thiểu để bảo đảm là 1,5 m2/học viên/ca học.
Điều kiện thứ 5, về giáo trình, tài liệu, các thiết bị phục vụ giảng dạy (như máy chiếu, tranh ảnh…) học tập theo yêu cầu của chương trình đào tạo; có môi trường và nơi để học viên có thể thí nghiệm, thực tập, thực hành và các cơ sở vật chất khác đáp ứng yêu cầu của chương trình đào tạo và hoạt động khoa học công nghệ.
Điều kiện thứ 6, Giám đốc trung tâm ngoại ngữ: là người điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cơ quan cấp trên của trung tâm ngoại ngữ về mọi hoạt động của mình trong quá trình hoạt động. Để trở thành giám đốc trung tâm ngoại ngữ cần đáp ứng các điều kiện sau: có lý lịch nhân thân tốt, có năng lực chuyên môn quản lý tốt, tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương, đã có kinh nghiệm quản lý và giảng dạy tại các trung tâm ngoại ngữ khác trước đó 3 năm.
Người có nhu cầu thành lập trung tâm ngoại ngữ chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại Sở giáo dục và Đào tạo nơi dự kiến đặt trụ sở chính của trung tâm bao gồm những giấy tờ, hồ sơ như sau:
Một (01) tờ trình xin thành lập trung tâm ngoại ngữ (tờ trình này không có mẫu cụ thể trong nghị định, thông tư do đó người làm hồ sơ có thể tự soạn hoặc lấy trên mạng tham khảo).
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một đề án thành lập trung tâm, đề án này không có mẫu theo quy định do đó doanh nghiệp tự lên đề án theo thông tin dự kiến mở trung tâm, gồm các nội dung sau: tên trung tâm, chương trình và nội dung đào tạo là gì (nêu rõ thông tin nội dung để thẩm định), kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ với giáo viên, nhân viên tại trung tâm ngoại ngữ là gì? đất đai, cơ sở vật chất, thiết bị, địa điểm dự kiến (nộp kèm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho nơi mà trung tâm ngoại ngữ đặt trụ sở hoặc hợp đồng thuê nhà, đất), nêu rõ sơ đồ tổ chức quản lý và giảng dạy của trung tâm, tài chính và chi phí mà trung tâm dự kiến đầu tư; định hướng xây dựng và phát triển trung tâm.
Bản thông tin lý lịch của giám đốc trung tâm; (Bản dự thảo quy trình tổ chức hoạt động của trung tâm).
Quyết định thành lập trung tâm do người có thẩm quyền cấp căn cứ theo quy định tại Khoản 20 Điều 1 Nghị định 135/2018/NĐ-CP: Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định thành lập các trung tâm ngoại ngữ.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một văn bản nêu rõ thông tin và danh sách trích ngang của cán bộ quản lý và giáo viên tham gia giảng dạy.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ nội quy riêng hoạt động giáo dục của trung tâm.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản báo cáo về trang thiết bị làm việc của văn phòng, lớp học, phòng thực hành, cơ sở phục vụ đào tạo trong đó phải có văn bản chứng minh về quyền sử dụng hợp pháp đất, nhà (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà trên đất); nguồn kinh phí bảo đảm hoạt động của trung tâm. Doanh nghiệp nên vẽ và biểu thị trên văn bản bằng hình sơ đồ của văn phòng, lớp học, phòng thực hành, cơ sở phục vụ đào tạo.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp cùng hồ sơ lên cấp có thẩm quyền chương trình, giáo trình, tài liệu dạy học.